Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 1 augustus 2026 (versie 2026-08-01)

Deze Algemene voorwaarden (de “Voorwaarden”) regelen jouw toegang tot en gebruik van de Mrmeet notulen-dienst (de “Dienst”), aangeboden door MrMeet QA (testomgeving), gevestigd te Testomgeving - geen contractspartij (KvK 00000000 · BTW NL000000000B00)(“wij”, “ons”, “onze”). Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, ga je akkoord met deze Voorwaarden. Gebruik je de Dienst namens een organisatie, dan verklaar je bevoegd te zijn om die organisatie te binden.

Uitsluitend zakelijk gebruik (B2B)

De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan ondernemingen en beroepsbeoefenaren en wordt niet aangeboden aan consumenten. Door een abonnement af te sluiten verklaar je te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en verstrek je bij het afrekenen je bedrijfsnaam, je KvK-nummer en (indien van toepassing) je btw-identificatienummer. De consumentenbeschermingsregels, waaronder het wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen, zijn daarom niet van toepassing op deze overeenkomst.

1. De Dienst

Mrmeet is een in de EU gehoste, single-tenant AI notulen-assistent. Een bot kan ondersteunde vergaderingen bijwonen om audio op te nemen en real-time transcripten met sprekerherkenning, AI-gegenereerde samenvattingen en actiepunten, en semantisch zoeken door je werkruimte te maken, met optionele alleen-lezen deel-links. Functies kunnen in de loop van de tijd wijzigen zoals beschreven in paragraaf 14.

2. Geschiktheid en accounts

De Dienst is bedoeld voor professioneel gebruik. Je moet juiste informatie verstrekken, je inloggegevens vertrouwelijk houden, en bent verantwoordelijk voor activiteit onder je account. Je moet meerderjarig zijn in jouw rechtsgebied. Meld ongeoorloofd gebruik onmiddellijk aan ons.

3. Aanvaardbaar gebruik

Je gaat ermee akkoord om niet:

• de Dienst onrechtmatig te gebruiken of zonder geldige rechtsgrondslag om deelnemers op te nemen;
• inhoud te uploaden of te verwerken die je niet mag verwerken;
• te proberen de Dienst te reverse-engineeren, te verstoren of er ongeoorloofd toegang toe te krijgen;
• API-sleutels of de programmatische (MCP-)interface te misbruiken, of de aan een sleutel verleende mogelijkheden te overschrijden;
• de Dienst te gebruiken om rechten van anderen te schenden of verboden categorieën gegevens te verwerken.

4. Opname en toestemming van deelnemers

Je bent verantwoordelijk voor de rechtsgrondslag om op te nemen. Voordat je de notulen-assistent inzet, moet je alle toestemming verkrijgen en alle kennisgevingen doen die vereist zijn onder het toepasselijke recht in de rechtsgebieden van alle deelnemers — waaronder, waar relevant, de Telecommunicatiewet en andere regels over het communicatiegeheim. De Dienst vereist dat je een opname-toestemming/rechtsgrondslag bevestigt, en je garandeert dat deze bevestiging juist is. De notulen-bot maakt zich in de vergadering kenbaar als AI en meldt dat er wordt opgenomen en getranscribeerd; zie de kennisgeving voor deelnemers.

5. Disclaimer AI-output

Samenvattingen, actiepunten en zoekresultaten worden gegenereerd door kunstmatige intelligentie, worden geleverd “as is”, en kunnen onvolledig of onjuist zijn. Ze zijn gelabeld als AI-gegenereerd, vormen geen professioneel, juridisch of financieel advies, en moeten door een mens worden gecontroleerd voordat je erop vertrouwt. Je bent zelf verantwoordelijk voor beslissingen die je op basis van AI-output neemt.

6. Jouw inhoud en de licentie die je ons verleent

Tussen jou en ons behoud jij (of je organisatie) alle rechten op je vergaderinhoud. Je verleent ons de beperkte licentie die nodig is om die inhoud te hosten, te verwerken en te verzenden om de Dienst te leveren en te beveiligen en om de door jou gevraagde output te genereren. We verwerken vergaderinhoud in overeenstemming met ons Privacybeleid.

7. Onze intellectuele eigendom

De Dienst, de naam en het logo Mrmeet, en alle bijbehorende software en materialen zijn eigendom van ons of onze licentiegevers en worden beschermd door wetgeving inzake intellectuele eigendom. Deze Voorwaarden verlenen je een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken; er worden geen andere rechten verleend.

8. Diensten van derden

De Dienst integreert met platformen van derden (zoals Google Meet, Microsoft Teams en agenda-aanbieders) en steunt op subverwerkers die zijn beschreven in ons Privacybeleid. Jouw gebruik van die diensten van derden is onderworpen aan hun eigen voorwaarden, en wij zijn daarvoor niet verantwoordelijk.

9. Abonnementen, prijzen en betaling

Abonnementsvorm en seats.De Dienst wordt aangeboden op abonnementsbasis. Het pakket Essential is bedoeld voor 1 gebruiker tegen een vast maandbedrag. De pakketten Team, Business en Enterprise worden per gebruiker (“seat”) gefactureerd, met een minimum van respectievelijk 2, 3 en 5 seats. Alle prijzen zijn exclusief 21% btw. Het toevoegen van teamleden kan het aantal betaalde seats en daarmee het factuurbedrag verhogen.

Proefperiode van 7 dagen. Elk nieuw abonnement start met een gratis proefperiode van 7 dagen; je hoeft geen creditcard op te geven om te starten. Tijdens de proefperiode kun je maximaal 5 teamleden uitnodigen. We kunnen een herhaalde proefperiode voor dezelfde gebruiker of organisatie weigeren. Als je vóór het einde van de proefperiode een betaalmethode toevoegt, wordt de eerste betaling pas na afloop van de proefperiode geïncasseerd.

Terugkerende betaling en machtiging.Door bij het afrekenen een betaalmethode op te geven, machtig je ons (en onze betaaldienstverlener) om de terugkerende abonnementskosten automatisch te incasseren aan het begin van elke periode, tot je opzegt. Bij de eerste betaling kan sterke cliëntauthenticatie (3D Secure) vereist zijn; ook bij een verlenging kan je bank om bevestiging vragen. Als een betaling mislukt, kunnen we de betaling opnieuw proberen en de toegang na een respijtperiode van 7 dagen opschorten.

Facturatieperiode, wijzigen en opzeggen. Je kiest voor maandelijkse of jaarlijkse facturatie; bij jaarlijkse facturatie geldt 10% korting. Je kunt op elk moment opzeggen via het facturatieportaal; de opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde periode en je behoudt tot dat moment toegang. Een upgrade gaat direct in met verrekening naar rato; een verlaging van de facturatieperiode gaat in bij de eerstvolgende verlenging. Een wijziging van pakket verloopt via de abonnementskiezer in de app.

Eerlijk-gebruik-limieten en AI-credits. Per pakket gelden eerlijk-gebruik- limieten voor het aantal vergaderingen per dag en per week (inclusief spraakopnames), een limiet op het aantal gelijktijdige vergaderingen, en een maximale duur per spraakopname. Voor on-demand AI-functies (zoals opnieuw samenvatten en vertalen) geldt een maandelijkse pool AI-credits per gebruiker; deze pool wordt aan het begin van elke kalendermaand vernieuwd, ongeacht de facturatieperiode. De automatische samenvatting en actiepunten per vergadering zijn onbeperkt binnen de eerlijk-gebruik-limieten. De limieten per pakket zijn:

Een spraakopname die de maximale duur bereikt, wordt automatisch afgerond. We kunnen deze limieten redelijkerwijs aanpassen met voorafgaande kennisgeving.

Restitutie. Betaalde bedragen zijn niet-restitueerbaar, ook niet voor gedeeltelijk of ongebruikt gebruik van een periode; opzeggen stopt uitsluitend toekomstige verlengingen. Dwingende, niet-uitsluitbare wettelijke rechten blijven onverlet.

Prijswijzigingen. We kunnen de prijzen wijzigen. Een prijswijziging geldt voor de eerstvolgende verlenging en wordt vooraf aangekondigd; je kunt vóór ingang opzeggen als je niet akkoord bent.

Facturen en administratie. Facturen worden uitgereikt door MrMeet QA (testomgeving) (KvK 00000000 · BTW NL000000000B00) en bevatten de wettelijk vereiste gegevens. We bewaren factuur- en abonnementsgegevens gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn (artikel 17(3)(b) AVG).

Bewaartermijn bij verlaging van je pakket. Verlaag je naar een pakket met een kortere bewaartermijn, dan blijven bestaande transcripties en opnamen nog 30 dagen onder de oude bewaartermijn beschikbaar; je ontvangt vooraf bericht met de datum waarop de kortere bewaartermijn van kracht wordt en met een export-optie.

Dormant-account en export. Na opzegging bewaren we je meetings en gegevens nog 90 dagen zodat je ze kunt ophalen of exporteren, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt; daarna worden ze definitief verwijderd. Conform de Europese Dataverordening (Data Act) kun je je gegevens in een machineleesbaar formaat exporteren en zonder overstapkosten van de Dienst weggaan.

10. Beschikbaarheid en ondersteuning

We streven ernaar de Dienst beschikbaar en veilig te houden, maar leveren deze “as is” en “zoals beschikbaar”, tenzij een afzonderlijke service level agreement van toepassing is. We kunnen onderhoud uitvoeren en de Dienst opschorten waar nodig om de beveiliging of integriteit ervan te beschermen.

11. Garanties en beperking van aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan wijzen we alle impliciete garanties af, waaronder verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en niet-inbreuk. Voor zover wettelijk toegestaan zijn we niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade, of voor verlies van winst, gegevens of goodwill; en onze totale gecumuleerde aansprakelijkheid die voortvloeit uit of verband houdt met de Dienst is beperkt tot de bedragen die je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die tot de aansprakelijkheid leidde voor de Dienst hebt betaald (of, wanneer de Dienst kosteloos wordt geleverd, een redelijk maximum onder het toepasselijke recht). Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die niet wettelijk kan worden uitgesloten.

12. Vrijwaring

Je vrijwaart ons en houdt ons schadeloos voor claims die voortvloeien uit jouw misbruik van de Dienst of jouw schending van deze Voorwaarden, waaronder het opnemen van deelnemers zonder rechtsgrondslag.

13. Duur, opschorting en beëindiging

Deze Voorwaarden gelden zolang je de Dienst gebruikt. Je kunt op elk moment stoppen met het gebruik en je account verwijderen. We kunnen de toegang opschorten of beëindigen bij schending van deze Voorwaarden of om aan de wet te voldoen. Bij beëindiging wordt je inhoud verwijderd of geretourneerd in overeenstemming met onze bewaarpraktijken en het Privacybeleid; je kunt je gegevens exporteren voordat je account wordt gesloten.

14. Wijzigingen in de Dienst en in deze Voorwaarden

We kunnen de Dienst wijzigen en deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. We werken de datum “Laatst bijgewerkt” bij en geven, waar wijzigingen wezenlijk zijn, aanvullende kennisgeving. Voortgezet gebruik na een update geldt als aanvaarding van de herziene Voorwaarden.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze Voorwaarden is het recht van Nederland van toepassing, zonder toepassing van regels van internationaal privaatrecht. Partijen onderwerpen zich aan de exclusieve bevoegdheid van de bevoegde rechter in Nederland, onverminderd eventuele dwingende consumentenbeschermingsrechten die je hebt in je land van verblijf.

16. Overige bepalingen

Als een bepaling van deze Voorwaarden niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen van kracht. Het niet-afdwingen van een bepaling door ons is geen afstand van recht. Je mag deze Voorwaarden niet overdragen zonder onze toestemming; wij mogen ze overdragen in verband met een fusie, overname of reorganisatie. Deze Voorwaarden vormen, samen met een eventuele bestelling en ons Privacybeleid, de volledige overeenkomst tussen jou en ons met betrekking tot de Dienst.

17. Contact

Vragen over deze Voorwaarden kun je sturen naar support@mrmeet.app. Vragen over privacy kun je sturen naar onze Functionaris voor Gegevensbescherming via dpo@mrmeet.app.